Numérisation et envoi des pièces comptables

Les pièces comptables sont numérisées à partir d’un scanner puis envoyées par lot en utilisant notre site FTP. Les fichiers-images (en format PDF) et les autres fichiers, notamment les Excel, dont le volume ne dépasse pas les 5 Mo peuvent être envoyés par mail ou par Skype à votre convenance.

Un numéro unique est attribué à chaque pièce comptable transmise. Cela permettra sa traçabilité totale tout au long du traitement comptable. Il est préférable de nous adresser un mail résumant le nombre de pièces envoyées (par dossier pour les cabinets) afin de procéder à une vérification de transmission de manière infaillible.

Un premier niveau de contrôle est fait sur la quantité de pièces reçues suivi d’un autre sur leur lisibilité.

Un accusé de réception détaillé est systématiquement envoyé au responsable du dossier en mettant en référence les éventuelles pièces présentant une lisibilité insuffisante pour un enregistrement comptable approprié.

Traitement comptable

La saisie dans le logiciel de comptabilité

Les pièces comptables-images sont saisies dans le logiciel de comptabilité conformément aux instructions de saisie et en conformité avec les méthodes comptables généralement admises.
Le numéro unique de l’image est inscrit dans la zone ‘pièce’ de la ligne d’écriture. Ceci permet de retrouver sans délai la pièce justificative de chaque ligne d’écriture afin de la visualiser ou d’en faire une copie.

La saisie comptable inclut le rapprochement de la banque et le pointage des tiers. La comptabilité est revue systématiquement et de nombreux contrôles sont effectués afin d’en garantir la qualité.
Les anomalies (règlements sans justificatif, pièces manquantes…) et les difficultés notées lors de la saisie comptable et de la revue des comptes (auxiliaires et généraux) sont retranscrites dans une demande de renseignement (Navette) qui est envoyée trimestriellement.

Les travaux complémentaires

La préparation des déclarations de TVA, des situations périodiques, du bilan et de la liasse fiscale est faite aussitôt que tous les éléments nécessaires à leur établissement ont été reçus.

Livraison

La saisie comptable et les travaux complémentaires sont livrés soit sous la forme de fichier de sauvegarde informatique de la comptabilité, soit en format PDF dans un délai normal de 6 jours ouvrables après réception des pièces (cas d’envois réguliers).

Nous garantissons la préparation des déclaratifs fiscaux avant les échéances fixés par l’administration si les pièces nous ont été transmises dans les délais normaux.